自動返信の設定方法と使用例

チャモの自動返信をご活用いただくことで、
効果的な接客を実現いただくことが可能でございます。

以下に、使っていただくと便利な自動返信例を
設定画面と共にご紹介いたします。

例1:
チャットオペレーターが不在のときに、サイトご訪問者様に対しメッセージフォームを表示させる

 

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『◯フォーム表示』がクリックされたら、実際にお問い合わせフォームが自動でポップアップされるように自動返信を設定しておきます。

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このように設定をしておくことで、チャットオペレーター不在時にも、サイトご訪問者様の任意でメッセージフォームにメッセージを残してもらうことができます。

ぜひご活用くださいませ。
※オペレーターの不在時にも『オンライン表示(自動話しかけ機能ON)』しておいた場合のみ有効です

自動返信が反応できないメッセージが届いた際に
メッセージフォームを表示させる方法です。

メッセージフォームに送信されたメッセージは、指定のメールアドレスに転送され、チャット履歴にも保存されます。

参考:オフライン時のメッセージ通知

例2:
チャットが混み合っていてすぐにオペレーターが返信できない際の自動対応例

ピーク時間帯などにチャットが一度にたくさん発生した場合、『オペレーターの対応が間に合わずすぐに返信ができない』ということが起きるかもしれません。

そんなときにもChamoの自動返信機能を使っていただければ、返信が遅れているご訪問者様に対し自動でメッセージをお送りすることができます。

自動返信設定画面は以下を参考にしてみてください。

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上のように設定をしていただくと、サイトご訪問者様がチャットにメッセージを打ち込んでから20秒経っても、オペレーターからなんの反応もない場合に『ただいまチャットが混み合っております』という旨をお伝えすることができます。

チャットオペレーターは、手が空き次第こちらのチャットの対応に戻り、対応することができます。

例3:
自動返信で任意のページURLへ誘導する

 

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サイトご訪問者様を任意のページURLに誘導するための自動返信の設定方法になります。

こちらは、通常通り設定していただき、返信の際のメッセージ欄にリンクを飛ばしたい先のURLを貼り付けていただきます。

URLを貼るときには、末尾に『:blank』という単語を追加していただくと、ページが別タブで開きます。

例4:
チャットの効果測定のためのイベント発生タグを送る

 

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上の設定画面のように、チャモの自動返信機能を使っていただくことでGoogleAnalyticsのコンバージョンタグを用いてイベントを発生させ、分析・解析にご活用いただくことが可能でございます。

上はひとつの例になりますが、

数多くある質問のなかで『コンバージョンに直接つながった会話』があった場合、会話の途中で『重要な質問』というタグを付けていただきます。

するとそのタグのついた会話は『重要な質問』として、GoogleAnalyticsにイベントが発生致します。

これをGoogleAnalyticsの管理画面からご確認いただくことで、全体のチャット数に対してどれくらい『コンバージョンに直接つながった会話』があったのかを数字で知ることが可能でございます。

このようにしていただくことで、実際の数値としてチャットの効果を測定することが可能ですので、宜しければぜひご利用ください。

またGoogleAnalyticsでの測定に関しましては以下の記事もご参照いただければと存じます。

参考:Google Analyticsでチャット問い合わせのイベントを取得する

自動はなしかけの設定方法と使用例


音声は流れませんので、そのまま再生してください

チャモのメイン機能のひとつである『自動話しかけ機能』の設定方法を解説いたします。

自動はなしかけ・自動返信の組み合わせ条件

チャモでは、豊富な自動話しかけ・自動返信のバリエーションを取り揃えております。

自動話しかけの条件としましては、

・オペレータの有無
・滞在時間
・お客様が見ているページ
・参照元(リファラー)
・訪問回数
・現在時刻、曜日、日付 ※「特定の時間内、時間外」などの条件を設定できます
・利用デバイス
・メッセージ内容

などを組み合わせて、メッセージ送信等を行うことができます。

一見難しそうなのですが、慣れれば非常に簡単かつ自由度の高い自動話しかけを設定できますので、ぜひご活用いただければと存じます。

デフォルトでもいくつか設定した状態でお渡ししておりますが、ここでも有効な自動はなしかけをいくつかご紹介いたします。

1.訪問回数に応じた話しかけ

チャモの管理画面では、Cookie情報でサイト訪問者様を判別し、訪問回数・過去のチャット数・滞在時間を把握しています。

該当のご訪問者様が

・初めての訪問か
・再訪か

によって話しかけ文言を変えることができます。

宜しければ参考にしてみてください。

初めてサイトに訪問されたお客様に対し、サイトを訪問してから5秒後に話しかけを行うとき

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1番最初の話しかけが最もよく反応が得られます。ぜひ御社の製品の特色に合った文言を考えてみましょう。

サイトに2回以上訪問されたお客様に対し、10秒後に話しかけを行うとき

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2.閲覧ページに応じた話しかけ

ページのコード内にタグを埋め込んでいただくだけで、チャモを表示さたいページ全てに設置することができます。

更に、サイトご訪問者様の閲覧ページによって、自動はなしかけの文言を変えることも可能でございます。

価格ページに訪問されたお客様に対し、ページを開いてから10秒後に話しかけを行うとき

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3.ラジオボタンのクリックに誘導する話しかけ

自動はなしかけの際にラジオボタンを表示させ、いずれかの選択肢をクリックしていただくよう促す方法をご紹介いたします。

こちらのラジオボタンを有効活用していただくことで、チャットの反応率が大幅に向上いたします。
宜しければぜひ参考にしてみてください。

下記、弊社でも実際に使用しているラジオボタンの設定方法です。

初めてサイトに訪れたユーザーに対し、自動話しかけでラジオボタンを投げかけるとき

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上のように設定していただきますと、サイトご訪問者様が気になった質問項目をクリックします。

そして、更にクリックのあった項目に対する自動返信を設定することも可能でございます。

設定方法は以下をご参照ください。

ラジオボタンのどれかがクリックされた際に、それに対して更に自動返信を行うとき

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このように、
ラジオボタンクリックを促す選択肢ごとに自動返信』としていただきますと、ある程度チャット対応の自動化ができ、更にチャット反応率を上げることもできるのでオススメです。

設定時の注意点

①『時間指定』の項目について

「ページを開いてから」と「サイトを訪問してから」の違いを説明いたします。

「ページを開いてから」は、1つのページ内に滞在した時間です。途中でページを移動した場合は、カウントが0になります。「サイトを訪問してから」は、途中でページを移動した場合も、累積してカウントします。

 

②チャットが表示されない場合

「チャット表示設定」の表示状態が「表示」になっていること、および営業時間が適切に設定されていることをご確認ください。

また、チャモ設置タグがページ内に記述されているかどうかもご確認ください。

以上の設定をご確認いただいても表示されない場合には、サイトに依存する問題の場合がございますので、お問い合わせください。

③「自動話しかけの設定内容」が反映されない場合

自動話しかけで変更した言葉が反映されませんサイトを閉じてから3分間経つまでは、すでに発動済みの自動話しかけの文言は変わりません。

サイトを閉じてから3分経ってから確認いただくか、ブラウザの「プライベートモード(シークレットモード)」を使ってご確認ください。

または、ブラウザのキャッシュが残っている可能性があります。以下の手順でブラウザのスーパーリロードをお試しください。

【インターネットエクスプローラー】

Ctrlを押しながらF5を押します。

【Google Chrome】

F12を押して「デベロッパーツール」を表示させた上で、更新ボタンを長押しして「キャッシュの消去とハード再読み込み」をクリックします。その他、不具合かなと思ったときに

 

以上、ご不明点等ございましたら、いつでもご連絡いただければと存じます。

部署機能の使い方と設定方法

チャットの発生したメッセージを、あらかじめ設定しておいた部署に振り分ける方法を解説いたします。

部署機能の使い方

部署機能とは、チャットで専門的なご質問をいただいた際に、
担当の部署へチャットを振り分けることのできる機能です。

使い方は簡単です。

発生したチャットをクリックすると、チャットルームへ入室することができます。

チャットルームの右上『部署』をクリックし、振り分けたい部門を選択するだけです。

スクリーンショット 2016-06-27 17.25.36

 

すると該当のチャットは“メイン”の管理画面からは消え、
振り分けた部署のチャット管理画面に表示されるようになります。

部署を設定する方法

部署機能を使うには、あらかじめ部署を設定してく必要があります。

管理画面部署の管理』より、以下の設定画面に切り替わります。

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・部署名
・説明

を記入し、『部署を追加する』をクリックします。

すると次回からチャット画面より設定部署を選択できるようになります。
簡単で便利な機能ですので、ぜひご活用下さいませ。

通知設定

「通知設定」では、チャモからのお知らせを受信するアドレスや、
フォームからのメールを受信するアドレスを変更することが可能です。

ユーザーからのチャットがあった際に、メールでお知らせすることも可能です。

通知設定変更方法

管理画面サイドバーより『通知設定』をクリックします。

以下の画面から各種設定変更が可能でございます。

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各種お知らせを受信するメールアドレス

チャモからのお知らせを受信するメールアドレスです。

オフライン時メッセージを受信するメールアドレス

チャモのメールフォームから送られたメッセージを受信するメールアドレスです。

半角カンマ「,」で区切ることで、複数アドレスを設定することができます。

お客様からチャットがあった時のメール通知

ユーザーからチャットがあった際にメールでお知らせすることができます。

通知先メールアドレス

メールでチャットをお知らせするタイミングと、通知先のメールアドレスを設定していくことができます。

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音の設定

チャモ管理画面を開いている際のお知らせ音を設定できます。

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このように、ご訪問者様の状態によって通知音を変えることができます。ぜひご活用下さい。

 

チャットオペレーターの設定について

チャットオペレータについて解説致します。

チャットオペレータが一度に対応できる人数って?

チャットオペレータが一度に対応できる人数に、システム上の制限はありません

物理的には、一度に3名のご訪問者様からのご質問にお答えすることができるという目安を設けさせていただいております。
(経験やタイピングスピードによって増減があります)

また御社でチャットオペレータを設ける場合、
ピーク時間帯のアクセス数及び問い合わせ数を教えていただけましたら、ご契約オペレータ数をご提案させていただくことも可能でございます。

お気軽にご相談くださいませ。

無料期間中のオペレータ数

無料期間中、オペレータの人数は無制限にお使いいただくことができます。

ぜひ少しでも多くの方々ににチャモの管理画面をお試しいただければと思います。

無料登録中に、ご契約人数以上のオペレータ様を追加されていた場合、正式にチャモをご契約いただきましたあと管理画面内の『オペレータ管理』より、実際にご契約いただいた人数にお戻しいただく形になっております。

オペレーター権限について

各オペレータには『権限』を付与することができます。

権限には、以下の3つがございます。

− 管理者
− 通常
− 閲覧のみ

これらの権限に対してどのような制限がかかるのかといいますと、

管理者 → 管理画面上の全ての操作において権限あり

通常  → チャットデザイン設定、営業時間設定、
      オペレータ管理、共用定型文の設定等、
全体に関わる設定の変更ができない。

閲覧のみ → 通常権限でできないことに加えて、
チャットをすることができない。

オペレータの名前、顔写真の変更

各チャットオペレータは、管理画面『オペレータ情報の変更』より情報の変更を行うことが可能でございます。

スクリーンショット 2016-06-27 10.56.32

表示名、画像、登録メールアドレスやパスワードなど、
こちらより変更できますので、用途に合わせてご利用ください。

オペレータが一時的に退席しているときのチャット受付表示設定

オペレーターが一時的に席を外すことになり、
リアルタイムでチャット対応できるオペレーターがいなくなってしまうという場合、どのように対応したら良いのでしょうか?

オペレーター退席時にもスムーズにチャット対応を行う方法を解説致します。

1.オフライン時の設定を適応させる

オペレータが管理画面にログインしている/していないに関係なく「退席中ログアウト」でございます。

一時的に、会議等の用事などで席を外す場合、
退席中」というステータスに変更しておけば
オフライン時に設定した動作が適応されます。

スクリーンショット 2016-08-22 14.26.38

つまり、
オフライン時はメッセージフォームが表示されるように設定している場合は、オペレータ退席中にもメッセージフォームが表示されますし、

自動話しかけをONにしているのであれば、
オペレータ退席中にも通常の自動話しかけが作動いたします。

2.自動話しかけで「退席中」であることを伝える

退席中に自動話しかけを作動しておく場合であっても、
ご訪問者様のメッセージに対し何十分もお待たせするわけにはいきません。(“ご訪問者様のメッセージに自動話しかけが反応しなかった”ことを前提としています)

そんなときに有効なのが、

■ 「チャット受付中」のオペレーターがいないときに、
30秒間返答できなかった場合、「退席中」であることを伝えたうえで、メッセージをチャット窓に残していただくようお願いする。

という方法です。以下にその際の設定画面を載せますので、宜しければご参照ください。

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上の設定画面では、

■チャット受付中のオペレーターがいない
■サイトご訪問者様が発言してから30秒間オペレーターからの返答がない

■「申し訳ありません。ただいまオペレーターが席を外しております。」
■「よろしければメッセージを残していただけますでしょうか。」

というように自動返信が出るようにしています。

これであれば、万が一なにかの理由でチャットが返せなくても、
お客様の声を拾い上げることができます。

非常に便利な設定なので、よろしければ試してみてください。

チャット代行につきまして

弊社では『チャット代行』を承っております。

以下に、チャット代行のお見積に関する概要を記載致しますので、ご確認のうえメールにてお見積のご依頼をいただけたら幸いでございます。

チャット代行の概要

チャット代行費用を算出するためには、御社のご運用想定をヒアリングさせていただく必要がございます。

というのも、代行オペレーターに対応していただくお問い合わせ件数・オペレーション内容、対応お時間帯などによって大きく費用感が変わって参ります。

つきましては、大変お手数ですが、以下のご質問内容に関しまして
差し支えない範囲でお教えいただけますでしょうか。

メールにてチャット代行概算御見積をお送りさせていただきます。

ご質問内容

■月間の問い合わせ数、入電数、メール数
 及びチャモ設置対象ページのアクセス数、問い合わせ数

■チャット代行の範囲
 (1次受け、クローズまでの対応技術的な質問回答、商品の提案etc…)

■対応希望の時間帯

以上の項目をお送りいただけましたら、
順次対応させていただきますので宜しくお願い致します。

Chamoの料金プランとオペレーターについて

料金プランとオペレーターに関して解説させていただきます。

Chamoの料金プラン

Chamoの料金プランには以下の3つがございます。

・スタンダードプラン
・プレミアムプラン
・エンタープライズプラン

いずれも機能やサポート面に若干の差異がございます。

違いとしましては、スタンダードを標準にした場合、

プレミアム
履歴の一括エクスポート可能
◯管理画面へは特定のIPアドレスのみからしかアクセスできないよう制限が可能
電話サポートが無制限で可能

となります。

エンタープライズでは、お客様のご要望に合わせたカスタマイズを行っております。
詳細は下のリンクよりご参照いただければ幸いでございます。
参考:Chamo価格ページ

“オペレーター”とは

あくまで『チャットサービス』のご提供でございますので、
オペレーターは御社にてご用意していただく必要がございます。

料金プランの考え方としましては、
また、“オペレーターの数”とさせていただいており、
オペレーターの数=管理画面に入れる人数』でございます。

オペレーター1名様でご対応いただけるお問い合わせユーザー数の目安と致しましては、およそ3名様ほどとなっております。
(経験やタイピングスピードにより増減がございます)

チャットの運用体制を整える際、ご契約オペレーター数をお考えになる際には、御社HPのピーク時間帯のアクセス数及びお問い合わせ数から、上記の目安を元に算出していただければと存じます。

また、ご契約いただいた人数以上は管理画面上にログインすることができません

仮にご契約人数を超えた人数がログインしてしまった場合、先にログインしていたユーザー様は自動的にログアウトしてしまいます。
複数名のオペレーターで運用される場合は、オペレーター数分のIDをご契約頂いております。
※チャットオペレーターと管理者で、2ID以上を契約されるケースが多いです。

例)【スタンダードプラン】【2名のオペレーター(ID)】【3か月契約】の場合

■ご利用料金の計算式
6,980円/月 × 2ID × 3ヶ月=合計41,880円(税別)

お申込みから3ヶ月間、2名のオペレーター様がスタンダードプランをご利用頂けます。

 

Chamoご契約の流れ(お支払い方法、継続、解約について)

無料トライアル終了から本契約までの流れを説明いたします。

ご利用開始までの手順

チャモ管理画面にログイン後、
サイドバー最下部の『お支払い情報』より、

メールアドレス(ご連絡先)
御社名・ご担当者様名
お電話番号
ご利用プラン
オペレータ数
ご契約期間

をご入力頂き、その下にある『送信』をクリックしてください。

スクリーンショット 2016-07-05 17.19.14

お支払い情報を送信していただいた直後からチャモのサービスをご利用いただけます。

これで、無料登録から有料登録へのアップグレードは完了です。

無料期間が終了したあと何も手続きをされない場合は、
有料会員に引き上がることはございませんのでご安心下さい。

また無料トライアル中の設定は、有料ご契約後も引継がれます。

ご利用料金について

新規のお客様

新規でチャモをご契約いただいたお客様のご請求内容に関して
ご説明させていただきます。

上記の通り、『お支払い情報』から新規ご契約いただきましたら、
頂戴しましたメールアドレス宛にPDFファイルにてご請求書を送付いたします。

ご請求書を送付した日から換算して5営業日以内にお振込み下さい。

またご利用料金のお振り込みに関しましては、
現在、銀行振り込みをお願いしております。

ご理解・ご協力のほど宜しくお願い申し上げます。

※誠に恐れ入りますが、ご契約月の途中でも1か月目と算出させて頂きます。(日割り計算は原則行っておりません)

従って月内はお早めにご契約いただきますようお願い申し上げます。

継続のお客様

継続でチャモをご契約いただいているお客様のご請求内容に関して
ご説明させていただきます。

チャモご利用料金のご請求書は、
ご契約いただいた期間ごとにお送りさせていただいております。

尚、ご請求書の送付に関しましては、
ご契約期限月の前月20〜25日にお送りさせていただき、
ご契約期限月の末日までにお振り込みをお願いいたします。

(例)

■ プラン:スタンダード
■ 期間:1〜3月の3ヶ月
■ オペレーター数:1名

上記の内容でご契約いただいた場合、

■ 6,980(円)✕1(人)✕1.08(消費税)=22,615(円)

上記のご利用料金請求書を
11月25日までに送付させていただきますので、
12月末日までにお振り込みください。

ご継続・ご解約について

ご解約をご希望される場合は、契約更新月の20日までにお申し出ください。

弊社管理システム上、20日を過ぎると自動的に継続となってしまいますためご了承ください。

補足:ご契約プランやオペレーター数の変更について

契約更新時に際しまして、プラン・オペレータ数の変更がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

請求書の様式に関しましては、柔軟に対応させていただいております為、
随時ご相談していただけたらと存じます。

まずは【無料トライアル】からスタート!

無料トライアル開始手順

チャモは15日間無料でお試しいただけます。

※トライアル中のチャットの使用回数制限はございません。

無料トライアル実施の手順は以下の通りです。

 

1.チャモTOPページより、上部の緑枠にアドレスを入力する。

チャモのトップページから、メールアドレスをご入力いただきます。無料トライアルの開始はChamoトップページからお願いいたします

※サポートにつきましては、メールアドレスのドメインが法人名のお客様を優先させて頂くこともあり、フリーアドレスの場合は 回答にお時間を要する場合がございますこと、予めご了承くださいませ。

 

キャプチャ

 

2.仮登録メール受信後、メール本文記載の手順で本登録をする。

 

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3.登録完了メールの本文に設置タグが発行されるので、チャモを表示したいページにタグを設置する。

 

キャプチャ33

参考:Chamoのタグを設置する方法

4.管理画面からデザイン・設定等を変更する。

 

キャプチャ55

 

チャモは業種により様々なご利用方法があります。以下のページをご参照いただき、御社に合わせた設定でチャモを最大限ご活用ください。