オペレータが一時的に退席しているときのチャット受付表示設定

オペレーターが一時的に席を外すことになり、
リアルタイムでチャット対応できるオペレーターがいなくなってしまうという場合、どのように対応したら良いのでしょうか?

オペレーター退席時にもスムーズにチャット対応を行う方法を解説致します。

1.オフライン時の設定を適応させる

オペレータが管理画面にログインしている/していないに関係なく「退席中ログアウト」でございます。

一時的に、会議等の用事などで席を外す場合、
退席中」というステータスに変更しておけば
オフライン時に設定した動作が適応されます。

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つまり、
オフライン時はメッセージフォームが表示されるように設定している場合は、オペレータ退席中にもメッセージフォームが表示されますし、

自動話しかけをONにしているのであれば、
オペレータ退席中にも通常の自動話しかけが作動いたします。

2.自動話しかけで「退席中」であることを伝える

退席中に自動話しかけを作動しておく場合であっても、
ご訪問者様のメッセージに対し何十分もお待たせするわけにはいきません。(“ご訪問者様のメッセージに自動話しかけが反応しなかった”ことを前提としています)

そんなときに有効なのが、

■ 「チャット受付中」のオペレーターがいないときに、
30秒間返答できなかった場合、「退席中」であることを伝えたうえで、メッセージをチャット窓に残していただくようお願いする。

という方法です。以下にその際の設定画面を載せますので、宜しければご参照ください。

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上の設定画面では、

■チャット受付中のオペレーターがいない
■サイトご訪問者様が発言してから30秒間オペレーターからの返答がない

■「申し訳ありません。ただいまオペレーターが席を外しております。」
■「よろしければメッセージを残していただけますでしょうか。」

というように自動返信が出るようにしています。

これであれば、万が一なにかの理由でチャットが返せなくても、
お客様の声を拾い上げることができます。

非常に便利な設定なので、よろしければ試してみてください。